Un audit ISM ne se joue pas le jour de la visite, mais dans les six mois qui la précèdent. L’audit interne annuel exigé par le Code sert précisément à cela : découvrir ses non-conformités avant que l’administration ou la société de classification ne s’en charge. La checklist ci-dessous reprend les points que les auditeurs abordent en pratique, dans l’ordre où ils les abordent.
1. La documentation du système de gestion de la sécurité
Le manuel SMS est-il à jour dans la version réellement diffusée à bord ? Les procédures décrivent-elles ce que fait l’équipage, ou ce qu’il devrait faire selon une organisation qui a changé depuis ? La personne désignée à terre est-elle identifiée, connue de l’équipage et joignable ?
L’écart le plus fréquent tient en une phrase : des procédures rédigées pour l’audit précédent, jamais revues après une réorganisation. Pour le cadre général, notre article sur le Code ISM appliqué à bord reprend les obligations élément par élément.
2. La maintenance, poste le plus scruté
L’élément 10 du Code impose un système d’entretien du navire et de ses équipements. En pratique, l’auditeur demandera quatre choses : le plan de maintenance, les enregistrements des interventions avec leur date et leur signataire, le traitement particulier réservé aux équipements critiques, et la cohérence entre les pannes constatées et les actions correctives engagées.
Un historique de maintenance complet et consultable répond aux quatre en quelques minutes. Un classeur papier y répond rarement, et jamais devant l’auditeur.
3. Les certificats et leurs échéances
Navire et équipage : certificats statutaires, visites, brevets STCW, aptitudes médicales. L’auditeur vérifie deux choses, l’absence d’échéance dépassée et l’existence d’un dispositif d’alerte qui rende cette absence reproductible. Un registre avec alertes à 90, 60 et 30 jours permet de répondre en quelques minutes, pièces à l’appui.
4. Les journaux et enregistrements
Journal passerelle, journal machine, registres d’exercices, rapports de non-conformité. La demande de l’auditeur est toujours la même : montrez-moi. La vitesse à laquelle le bord retrouve un enregistrement précis en dit plus long sur la réalité du système que le contenu du manuel.
5. Les non-conformités et la boucle d’amélioration
Un armement qui ne déclare aucune non-conformité inquiète davantage qu’il ne rassure. Le Code demande une boucle complète : détection, analyse des causes, action corrective, vérification de l’efficacité. Préparez deux ou trois cas documentés de bout en bout. C’est la meilleure preuve que le système vit, et cela occupe utilement une partie de l’entretien.
6. La préparation aux inspections, en parallèle
Les déficiences relevées en inspection Port State Control alimentent directement l’audit ISM, et l’inverse est vrai aussi. Traiter les deux préparations avec les mêmes enregistrements évite de faire le travail deux fois.
Faire de la préparation une routine
La préparation d’audit cesse d’être un sprint le jour où les enregistrements se créent au fil de l’eau : intervention saisie à bord au moment où elle est faite, certificat suivi automatiquement, non-conformité tracée dès son signalement. C’est ce que produit une GMAO utilisée quotidiennement, et le point de départ de notre guide complet de la GMAO maritime. Pour voir la mécanique appliquée à votre flotte, demandez une démonstration.
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